Annual Tender Document for Maintenance, Service, and Spare Parts Supply of Office Electronic Equipment 1. Purpose of the procurement We want to pick a qualified contractor to handle maintenance, services, and provide the necessary spare parts so that our office electronic equipment runs smoothly without any interruptions. 2. Scope of work of the procurement The chosen contractor will send experts to the office to carry out repair services, which includes:

ዓመታዊ የቢሮ ኤሌክትሮኒክስ መሣሪያዎች ጥገና፣ ሰርቪስና መለዋወጫ ዕቃዎች አቅርቦት የጨረታ ሰነድ
1. የግዥው ዓላማ
በመ/ቤቱ የሚገኙ የቢሮ ኤሌክትሮኒክስ መሣሪያዎችን በተቀላጠፈና በተቋረጠ የሥራ ሂደት ሳይኖር ለማስቀጠል፣ የጥገናና የመከላከያ ሰርቪስ አገልግሎት እንዲሁም አስፈላጊ የመለዋወጫ ዕቃዎችን በማሟላት ጥገና ለማከናወን ብቁ የሆነ ተቋራጭ በግልጽ ጨረታ መምረጥ ነው።
2. የግዥው የሥራ ወሰን
ተመራጭ ተቋራጩ የጥገና አገልግሎቱን በመ/ቤቱ ግቢ ውስጥ ባለሙያዎችን በመላክ የሚያከናውን ሲሆን፣ የሚከተሉትን ያካትታል።
1. የDesktop እና Laptop ኮምፒዩተሮች ጥገና።
2. የPrinter ጥገናና ሰርቪስ።
3. የPhotocopier ጥገናና ሰርቪስ።
4. የScanner እና Multifunction Devices ጥገና።
5. የNetwork Devices እና ተያያዥ መሣሪያዎች ጥገና።
6. የመሣሪያዎች ወቅታዊ ምርመራና የመከላከያ ሰርቪስ።
7. ለጥገናው የሚያስፈልጉ መለዋወጫ ዕቃዎችን ማቅረብና መትከል።
3. የተጫራቾች የብቃት መስፈርቶች
ተጫራቾች የሚከተሉትን ማሟላት አለባቸው።
1. በተገቢው የንግድ ዘርፍ የታደሰ የንግድ ፈቃድ ያላቸው።
2. የTIN ምዝገባና በሕጉ መሠረት የሚጠየቁ የግብር ማረጋገጫዎች ያሏቸው።
3. በኮምፒዩተር፣ ፕሪንተርና ፎቶ ኮፒየር ጥገና ሥራ ተመሳሳይ ልምድ ያላቸው።
4. በተገቢው የትምህርትና የሙያ ብቃት የተሟሉ ቴክኒሻኖች ያሏቸው።
5. የጥገና መሣሪያዎችና የምርመራ መሣሪያዎች ያሏቸው።
6. አስፈላጊ የመለዋወጫ ዕቃዎችን በወቅቱ የማቅረብ አቅም ያላቸው።
7. በመ/ቤቱ ግቢ ውስጥ ባለሙያ በመላክ አገልግሎት የመስጠት አቅም ያላቸው።
4. የቴክኒክ መስፈርቶች
ተጫራቹ፦
1. የመሣሪያውን ችግር በትክክል ለይቶ የሚያውቅና የጥገና መፍትሔ የሚያቀርብ መሆን አለበት።
2. የሚቀየሩ መለዋወጫዎች አዲስ፣ ጥራታቸው የተረጋገጠና ከመሣሪያው ጋር ተስማሚ መሆን አለባቸው።
3. የመሣሪያውን ብራንድ፣ ሞዴልና ቴክኒካዊ ባህሪያት የሚያሟሉ መለዋወጫዎችን ማቅረብ አለበት።
4. የመሣሪያዎችን የውስጥ መረጃና ምስጢራዊነት መጠበቅ አለበት።
5. የጥገና ሥራውን በሚያከናውንበት ወቅት በመ/ቤቱ ንብረት ላይ ጉዳት እንዳይደርስ ጥንቃቄ ማድረግ አለበት።
5. የአገልግሎት አሰጣጥ ግዴታዎች
1. ከመ/ቤቱ የጥገና ጥያቄ በደረሰው በ24 ሰዓት ውስጥ ባለሙያ በመላክ ችግሩን መመርመር።
2. ከጥገና በፊት የችግሩን ምንጭ፣ የሚያስፈልጉ መለዋወጫዎችንና የወጪ ግምትን በጽሑፍ ማቅረብ።
3. ከመ/ቤቱ በተሰጠ የጽሑፍ ፈቃድ መሠረት ብቻ ጥገናና መለዋወጫ መቀየር ማከናወን።
4. የጥገና ሥራውን በተፈቀደው ጊዜ ማጠናቀቅ።
5. እያንዳንዱን የጥገና ሥራ በሪፖርት ማስረከብ።
6. በተቻለ መጠን የጥገና ሥራውን በመ/ቤቱ ግቢ ውስጥ ማከናወን። ከዚያ ውጭ ማድረግ የሚያስፈልግ ከሆነ የመ/ቤቱን ቅድመ ፈቃድ ማግኘት።
6. የዋጋ ማቅረቢያ መስፈርት
ተጫራቾች ዋጋቸውን በሁለት ዋና ክፍሎች ለይተው ማቅረብ አለባቸው።
ሀ. የጥገናና የሰርቪስ ክፍያ
• Desktop Computer ጥገና
• Laptop Computer ጥገና
• Printer ጥገና
• Photocopier ጥገና
• Scanner ጥገና
• የወቅታዊ ሰርቪስ አገልግሎት
• የቴክኒሻን የሥራ ክፍያ
ለ. የመለዋወጫ ዕቃዎች ዋጋ
• RAM
• Hard Disk / SSD
• Motherboard
• Power Supply
• Printer Drum
• Fuser Unit
• Roller
• Developer Unit
• ሌሎች ከመሣሪያዎቹ ጋር ተያያዥ የሆኑ መለዋወጫዎች።
ተጫራቹ የእያንዳንዱን ዕቃ የአንድ ክፍል ዋጋ፣ የብዛት ዋጋና ጠቅላላ ዋጋ እንዲሁም የሚመለከተውን ታክስ ለይቶ ማቅረብ አለበት።
7. የጨረታ ግምገማ መስፈርት
ግምገማው በሚከተሉት ደረጃዎች ይከናወናል።
ደረጃ አንድ፦ የሕጋዊ ሰነዶች ምርመራ
• የንግድ ፈቃድ።
• TIN እና የግብር ማረጋገጫ።
• በሕጉ የሚጠየቁ ሌሎች ሰነዶች።
ደረጃ ሁለት፦ የቴክኒክ ግምገማ
• የሥራ ልምድ።
• የባለሙያዎች ብቃት።
• የጥገና መሣሪያዎችና አቅም።
• የመለዋወጫ ዕቃ አቅርቦት አቅም።
• በመ/ቤቱ ግቢ ውስጥ አገልግሎት የመስጠት አቅም።

ደረጃ ሦስት፦ የፋይናንስ ግምገማ
የሕጋዊና የቴክኒክ መስፈርቶችን ያሟሉ ተጫራቾች የዋጋ ማቅረቢያቸው በግዥ ሰነዱ በተገለጸው የግምገማ ዘዴ መሠረት ይነጻጸራል።
8. የውል ጊዜና የክፍያ ሁኔታ
1. የውሉ ጊዜ ከውሉ መፈረሚያ ቀን ጀምሮ ለአንድ ዓመት ይሆናል።
2. ክፍያ የሚፈጸመው በተሠራው ጥገናና በቀረበው መለዋወጫ ዕቃ መሠረት፣ በመ/ቤቱ ተቀባይነት ካገኘ በኋላ ይሆናል።
3. የጥገና ሥራ ሪፖርት፣ የመለዋወጫ ዝርዝር፣ የተቀየሩ ዕቃዎች ማስረጃና ትክክለኛ የክፍያ ሰነድ መቅረብ አለበት።
4. ያልተሠራ ሥራ ወይም ያልቀረበ መለዋወጫ ዕቃ ክፍያ አይፈጸምም።
9. የጥገና ዋስትና
1. በተሠራው ጥገናና በተቀየሩ መለዋወጫዎች ላይ ቢያንስ ለ90 ቀናት ዋስትና መስጠት አለበት።
2. በዋስትና ጊዜ በተሠራው ጥገና ወይም በተቀየረው ዕቃ ጥራት ምክንያት ችግር ከተፈጠረ ያለ ተጨማሪ ክፍያ ማስተካከል አለበት።
3. የመለዋወጫው አምራች የሚሰጠው የዋስትና ጊዜ ከዚህ በላይ ከሆነ ያ ዋስትና ለመ/ቤቱ መተላለፍ አለበት።
10. የተቋራጩ የተጠያቂነት ግዴታ
ተቋራጩ በሚከተሉት ላይ ተጠያቂ ይሆናል፦
• በጥገና ወቅት በመ/ቤቱ ንብረት ላይ ለሚደርስ ጉዳት።
• ያልተፈቀደ መለዋወጫ ለመጠቀም።
• የመ/ቤቱን መረጃ ለሌላ አካል ለማስተላለፍ።
• የውሉን የጥራትና የጊዜ ግዴታዎች ባለመወጣት።
11. የሥራ ቁጥጥርና ክትትል
የጥገና ሥራው በመ/ቤቱ በሚመደብ ባለሙያ ወይም ኃላፊ ይቆጣጠራል። እያንዳንዱ የጥገና ሥራ በሥራ ትዕዛዝ፣ በጥገና ሪፖርትና በተቀባይነት ማረጋገጫ ይመዘገባል።



የሚመከሩ ተጨማሪ የጨረታ ሰነድ አባሪዎች
• አባሪ 1፦ የመ/ቤቱ የመሣሪያዎች ዝርዝር፣ ብራንድ፣ ሞዴልና ብዛት።
• አባሪ 2፦ የጥገና ዋጋ ማቅረቢያ ቅጽ።
• አባሪ 3፦ የመለዋወጫ ዕቃዎች የዋጋ ማቅረቢያ ቅጽ።
• አባሪ 4፦ የተጫራቾች የቴክኒክ ብቃት ማረጋገጫ ቅጽ።
• አባሪ 5፦ የጥገና ሥራ ትዕዛዝና የሥራ ማስረከቢያ ቅጽ።
የመሣሪያዎችን ብዛትና ሞዴል የሚያሳይ ዝርዝር ከጨረታው ጋር ማያያዝ እና የጥገና ክፍያውን ከመለዋወጫ ዕቃ ክፍያ መለየት በጣም ያስፈልጋል። የመጨረሻው ሰነድም ከተቋሙ የግዥ መመሪያና ከሚመለከተው ሕግ ጋር መጣጣሙ መረጋገጥ አለበት።